terms&conditions

Booking conditions

Check-in from 16:00 (4 p.m.) until 23:59 (11:59 p.m.). Check-out no later than 11:00 (11 a.m.) on the day of departure.
Cancellation policy — non-refundable rate: the guest will be charged 100% of the total price of the reservation if they cancel at any time.
Cancellation policy — flexible/refundable rate: the guest can cancel free of charge until 12:00 (noon, CET) two days before the arrival date; if cancelled later, 100% of the total price of the reservation is due.
No-show: the hostel has the right to charge 100% of the total price of the reservation, in accordance with the rate conditions applicable to the booking and these terms and conditions.

General Terms and Conditions / Algemene Voorwaarden

Hostel Strowis – Utrecht, the Netherlands

These Terms are drawn up in Dutch and English. In the event of any discrepancy between the two versions, the Dutch version (Part B) prevails.

Part A – English version

Article 1 – Definitions and applicability
1.1 In these general terms and conditions (“Terms”): “Hostel” means Hostel Strowis, located at Boothstraat 8, Utrecht, the Netherlands; “Guest” means any person who books accommodation with the Hostel or stays at the Hostel; “Hostel Agreement” means the agreement between the Hostel and the Guest for the provision of accommodation and/or related services.
1.2 These Terms apply to all offers, bookings, confirmations and Hostel Agreements, regardless of the booking channel (website, e-mail, in person or third-party platforms). They are inspired by the Uniform Conditions for the Hotel and Catering Industry (Uniforme Voorwaarden Horeca).
1.3 The house rules of the Hostel, as displayed at reception and published on the website, form an integral part of every Hostel Agreement. The Hostel may amend the house rules at any time; the amended rules apply from the moment they are made known at reception or on the website.
1.4 Deviations from these Terms are valid only if expressly agreed in writing and signed or confirmed by e-mail by the general manager of the Hostel. Any deviation applies solely to the specific booking for which it was granted and creates no rights for future bookings.
Article 2 – Bookings and formation of the agreement
2.1 A Hostel Agreement is formed only when the Hostel has confirmed the booking in writing (including by e-mail or booking-platform confirmation).
2.2 The Hostel reserves the right of admission. It may refuse a booking or refuse to enter into a Hostel Agreement without stating reasons, insofar as permitted by law.
2.3 The Hostel may cancel a confirmed booking, against refund of any amounts already paid for the cancelled nights, if the booking (i) exceeds the maximum length of stay set out in Article 5, (ii) resulted from an obvious error or system failure, including a manifestly incorrect rate, or (iii) was made using false or incomplete Guest details.
2.4 Bookings are personal and non-transferable. Only the person(s) named in the booking may occupy the bed(s) booked.
Article 3 – Rates and payment
3.1 The rates applicable are those published at the time of booking. Unless stated otherwise, rates include VAT; tourist tax (toeristenbelasting) is charged additionally where applicable.
3.2 Unless the booking has been prepaid, payment of the full price of the stay is due at check-in. For stays longer than seven (7) nights the Hostel may require payment per week in advance.
3.3 The Hostel is entitled at any time to require full or interim prepayment or an appropriate deposit.
3.4 If the Guest fails to make any payment when due, the Hostel may refuse or discontinue the accommodation and terminate the Hostel Agreement with immediate effect, without prejudice to the Guest’s obligation to pay for nights already enjoyed and any amounts due under the applicable rate conditions.
Article 4 – Cancellation and no-show
4.1 Non-refundable rates: bookings made under a non-refundable rate cannot be cancelled free of charge. The full booking amount remains due, regardless of use.
4.2 Flexible rates: bookings made under a flexible rate may be cancelled free of charge until 12:00 (noon, CET) two (2) days before the arrival date; thereafter the full booking amount is due.
4.3 In the event of a no-show, the amount due is determined by the rate conditions applicable to the booking.
4.4 Termination of the Hostel Agreement by the Hostel pursuant to Article 5 or Article 7 does not constitute a cancellation by the Guest, nor a cancellation by the Hostel within the meaning of this Article.
Article 5 – Maximum length of stay; no residential use
5.1 The Hostel provides short-stay tourist accommodation only. The maximum length of stay is fourteen (14) nights per period of three (3) months, calculated across all bookings and booking channels combined. The maximum applies per natural person, irrespective of the name, the spelling of the name, the e-mail address, the account or the booking channel used.
5.2 A longer stay is possible only with the prior written consent of the manager. Such consent is an exception, applies solely to the stay for which it is granted, may be made subject to conditions, and creates no right to any extension or future exception.
5.3 The Hostel may cancel, against refund of any amounts paid for the nights concerned, any booked nights exceeding the maximum set out in Article 5.1, including where such a booking was accepted by error or through an automated system.
5.4 The Hostel Agreement is a hospitality agreement (hotelovereenkomst) and expressly not a lease of living accommodation. The Guest cannot derive any tenancy rights or rent protection (huurbescherming) from the Hostel Agreement or from the duration of any stay. The Guest is not permitted to use the Hostel as his or her place of residence or to register the Hostel address as a home address in the Personal Records Database (BRP) without the Hostel’s written consent.
5.5 The Guest may not circumvent or attempt to circumvent the maximum length of stay, including by booking under a different, altered or false name, under the name of another person, or by having a third party book on the Guest’s behalf. Any such booking is deemed to have been made with false or incomplete Guest details (Articles 2.3 and 7.1(e)); the Hostel may cancel the nights concerned, against refund of amounts paid for unused nights, and may terminate the stay with immediate effect. For the application of this Article, the identity shown in the identity document presented at check-in (Article 8.2) is decisive.
Article 6 – House rules and conduct
6.1 The Guest must comply with the house rules and with reasonable instructions given by Hostel staff.
6.2 The Guest shall behave respectfully towards staff and other guests. Aggression, violence, threats, intimidation, discrimination, harassment or other undesirable behaviour towards staff or guests, in any form and through any medium, on or off the premises, will not be tolerated.
6.3 The use or possession of illegal drugs, and any illegal activity on the premises, is prohibited.
6.4 Dormitories, beds and lockers are assigned by the Hostel and may be reassigned for operational reasons.
6.5 The Hostel may at any time take the measures it reasonably considers necessary to safeguard the safety, wellbeing and privacy of staff and guests and the order, peace and normal operation of the Hostel.
Article 7 – Termination and removal by the Hostel
7.1 The Hostel is entitled to terminate the Hostel Agreement and to end the Guest’s stay with immediate effect, without judicial intervention, if the Guest: (a) violates the house rules or fails to follow reasonable staff instructions; (b) behaves aggressively, threateningly or otherwise improperly towards staff or guests; (c) causes nuisance, danger or damage, or disrupts the order, peace or normal operation of the Hostel; (d) fails to pay any amount when due; (e) provided false or incomplete information at booking or check-in; (f) engages in unlawful conduct on the premises; or (g) otherwise behaves in such a manner that, in the reasonable opinion of the Hostel, continuation of the stay cannot reasonably be required of the Hostel.
7.2 Where reasonably possible, the Hostel will first give the Guest a warning; in serious cases immediate termination without warning is permitted.
7.3 Termination and its principal reason will, at the Guest’s request, be confirmed in writing (e-mail suffices).
7.4 Upon termination the Guest must settle all outstanding amounts, vacate the bed and empty the locker, and leave the premises by the time indicated by the Hostel. Nights already enjoyed remain payable. Prepaid amounts for unused nights will be refunded, less any amounts owed by the Guest for damage or costs.
7.5 In the event of termination under this Article or under Article 5, the Hostel is not obliged to provide, arrange or pay for alternative accommodation, nor to pay any compensation, without prejudice to mandatory statutory provisions.
7.6 The Hostel may deny a Guest whose stay has been terminated under this Article future access to the premises and refuse future bookings.
Article 8 – Check-in, identification and registration
8.1 Check-in from 16:00 until 23:59; check-out no later than 11:00 on the day of departure.
8.2 At check-in each Guest must present a valid identity document. The Hostel keeps a night register in accordance with Dutch law and levies tourist tax where applicable.
8.3 The minimum age to stay at the Hostel is 18 years, unless accompanied by a parent or legal guardian.
Article 9 – Belongings, lockers and lost property
9.1 The Guest stores belongings at the Hostel at his or her own risk. The Guest is advised to use the lockers provided and to insure valuables.
9.2 At check-out, or upon termination of the Hostel Agreement, the Guest must empty his or her locker and remove all belongings by the time indicated by the Hostel.
9.3 If belongings are left behind after departure or termination, the Hostel may open and empty the locker and clear the bed in the presence of two staff members, drawing up a brief inventory. Items will be stored for a maximum of one (1) month, after which the Hostel may dispose of or donate them. Storage and shipping costs may be charged to the Guest.
Article 10 – Liability of the Hostel
10.1 The Hostel is not liable for loss, theft of or damage to the Guest’s property, except in the event of intent or gross negligence on the part of the Hostel.
10.2 Any liability of the Hostel is limited to the amount paid by the Guest for the stay concerned or, if higher, the amount paid out under the Hostel’s liability insurance in the case concerned.
10.3 The Hostel is not liable for failures caused by force majeure. Nothing in these Terms limits liability that cannot be limited under mandatory Dutch law.
Article 11 – Liability of the Guest
11.1 The Guest is liable for all damage to the Hostel, its inventory or third parties caused by the Guest or by persons for whom the Guest is responsible.
11.2 Where a booking covers several persons, they are jointly and severally liable for all obligations arising from the Hostel Agreement.
Article 12 – Privacy
12.1 The Hostel processes personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR/AVG) and its privacy statement, available at reception and on the website.
Article 13 – Complaints
13.1 Complaints should first be reported to reception or the duty manager so that they can be resolved on the spot. Complaints that are not resolved may be submitted in writing to the management within four (4) weeks after departure. The Hostel will respond within four (4) weeks of receipt.
Article 14 – Governing law, language and disputes
14.1 All Hostel Agreements and these Terms are governed exclusively by Dutch law.
14.2 Disputes will be submitted to the competent court of the District Court of Midden-Nederland (Central Netherlands), location Utrecht, unless mandatory law provides otherwise.
14.3 These Terms are drawn up in Dutch and English. In the event of any discrepancy, the Dutch version prevails.
Article 15 – Final provisions
15.1 The Hostel may amend these Terms. The version in force at the time of booking applies to that booking.
15.2 If any provision of these Terms is invalid, the remaining provisions remain in full force and the invalid provision will be replaced by a valid provision that most closely reflects its intent.

Part B – Nederlandse versie

Deze Voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en het Engels. Bij verschillen tussen beide versies prevaleert de Nederlandse tekst (Deel B).

Artikel 1 – Definities en toepasselijkheid
1.1 In deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) wordt verstaan onder: “Hostel”: Hostel Strowis, gevestigd aan Boothstraat 8 te Utrecht; “Gast”: iedere persoon die bij het Hostel accommodatie boekt of in het Hostel verblijft; “Hostelovereenkomst”: de overeenkomst tussen het Hostel en de Gast tot het verstrekken van logies en/of daarmee samenhangende diensten.
1.2 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, boekingen, bevestigingen en Hostelovereenkomsten, ongeacht het boekingskanaal (website, e-mail, aan de balie of via platforms van derden). Zij zijn geïnspireerd op de Uniforme Voorwaarden Horeca.
1.3 De huisregels van het Hostel, zoals kenbaar gemaakt bij de receptie en gepubliceerd op de website, maken integraal deel uit van iedere Hostelovereenkomst. Het Hostel kan de huisregels te allen tijde wijzigen; de gewijzigde huisregels gelden vanaf het moment waarop zij bij de receptie of op de website kenbaar zijn gemaakt.
1.4 Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen en zijn ondertekend of per e-mail bevestigd door de algemeen manager van het Hostel. Een afwijking geldt uitsluitend voor de specifieke boeking waarvoor zij is verleend en schept geen rechten voor toekomstige boekingen.
Artikel 2 – Boekingen en totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Een Hostelovereenkomst komt pas tot stand wanneer het Hostel de boeking schriftelijk heeft bevestigd (daaronder begrepen per e-mail of via de bevestiging van een boekingsplatform).
2.2 Het Hostel behoudt zich het recht van toelating voor. Het kan een boeking of het aangaan van een Hostelovereenkomst zonder opgave van redenen weigeren, voor zover wettelijk toegestaan.
2.3 Het Hostel mag een bevestigde boeking annuleren, onder terugbetaling van reeds betaalde bedragen voor de geannuleerde nachten, indien de boeking (i) de maximale verblijfsduur van artikel 5 overschrijdt, (ii) het gevolg is van een kennelijke fout of systeemstoring, waaronder een kennelijk onjuist tarief, of (iii) is gedaan met valse of onvolledige gastgegevens.
2.4 Boekingen zijn persoonlijk en niet overdraagbaar. Uitsluitend de in de boeking genoemde persoon of personen mogen gebruikmaken van het geboekte bed of de geboekte bedden.
Artikel 3 – Tarieven en betaling
3.1 De geldende tarieven zijn de tarieven zoals gepubliceerd op het moment van boeken. Tenzij anders vermeld zijn de tarieven inclusief btw; toeristenbelasting wordt waar van toepassing afzonderlijk in rekening gebracht.
3.2 Tenzij de boeking is vooruitbetaald, is de volledige verblijfsprijs verschuldigd bij het inchecken. Bij een verblijf van meer dan zeven (7) nachten kan het Hostel betaling per week vooruit verlangen.
3.3 Het Hostel is te allen tijde gerechtigd gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling of een passende waarborgsom te verlangen.
3.4 Indien de Gast enige betaling niet tijdig voldoet, mag het Hostel het verstrekken van logies weigeren of staken en de Hostelovereenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen, onverminderd de verplichting van de Gast om reeds genoten nachten te betalen alsmede hetgeen op grond van de toepasselijke tariefvoorwaarden verschuldigd is.
Artikel 4 – Annulering en no-show
4.1 Niet-restitueerbare tarieven: boekingen tegen een niet-restitueerbaar tarief kunnen niet kosteloos worden geannuleerd. Het volledige boekingsbedrag blijft verschuldigd, ongeacht het gebruik.
4.2 Flexibele tarieven: boekingen tegen een flexibel tarief kunnen kosteloos worden geannuleerd tot 12:00 uur (CET) twee (2) dagen vóór de aankomstdatum; daarna is het volledige boekingsbedrag verschuldigd.
4.3 Bij no-show wordt het verschuldigde bedrag bepaald door de op de boeking toepasselijke tariefvoorwaarden.
4.4 Beëindiging van de Hostelovereenkomst door het Hostel op grond van artikel 5 of artikel 7 geldt niet als annulering door de Gast, noch als annulering door het Hostel in de zin van dit artikel.
Artikel 5 – Maximale verblijfsduur; geen bewoning
5.1 Het Hostel biedt uitsluitend kortdurend toeristisch verblijf. De maximale verblijfsduur bedraagt veertien (14) nachten per periode van drie (3) maanden, berekend over alle boekingen en boekingskanalen tezamen. Het maximum geldt per natuurlijke persoon, ongeacht de gebruikte naam, de schrijfwijze van de naam, het e-mailadres, het account of het boekingskanaal.
5.2 Een langer verblijf is uitsluitend mogelijk met voorafgaande schriftelijke toestemming van de manager. Die toestemming is een uitzondering, geldt uitsluitend voor het verblijf waarvoor zij is verleend, kan aan voorwaarden worden verbonden en schept geen recht op verlenging of op toekomstige uitzonderingen.
5.3 Het Hostel mag geboekte nachten die het maximum van artikel 5.1 overschrijden annuleren, onder terugbetaling van voor die nachten betaalde bedragen, ook indien de boeking abusievelijk of via een geautomatiseerd systeem is geaccepteerd.
5.4 De Hostelovereenkomst is een hotelovereenkomst en uitdrukkelijk geen huurovereenkomst voor woonruimte. De Gast kan aan de Hostelovereenkomst of aan de duur van enig verblijf geen huurrechten of huurbescherming ontlenen. Het is de Gast niet toegestaan het Hostel als woonadres te gebruiken of het adres van het Hostel zonder schriftelijke toestemming van het Hostel als woonadres in te schrijven in de Basisregistratie Personen (BRP).
5.5 Het is de Gast niet toegestaan de maximale verblijfsduur te omzeilen of te trachten te omzeilen, waaronder door te boeken onder een andere, gewijzigde of valse naam, onder de naam van een ander, of door een derde voor de Gast te laten boeken. Een dergelijke boeking geldt als gedaan met valse of onvolledige gastgegevens (artikelen 2.3 en 7.1 sub e); het Hostel mag de betreffende nachten annuleren, onder terugbetaling van betaalde bedragen voor niet-genoten nachten, en het verblijf met onmiddellijke ingang beëindigen. Voor de toepassing van dit artikel is de identiteit volgens het bij het inchecken getoonde identiteitsbewijs (artikel 8.2) bepalend.
Artikel 6 – Huisregels en gedrag
6.1 De Gast dient de huisregels na te leven en redelijke aanwijzingen van medewerkers van het Hostel op te volgen.
6.2 De Gast gedraagt zich respectvol jegens medewerkers en andere gasten. Agressie, geweld, bedreiging, intimidatie, discriminatie, lastigvallen of ander ongewenst gedrag jegens medewerkers of gasten, in welke vorm en via welk middel dan ook, binnen of buiten het terrein, wordt niet getolereerd.
6.3 Het gebruik of bezit van verboden middelen en iedere onwettige activiteit op het terrein is verboden.
6.4 Slaapzalen, bedden en lockers worden door het Hostel toegewezen en kunnen om bedrijfsredenen worden gewijzigd.
6.5 Het Hostel mag te allen tijde de maatregelen treffen die het redelijkerwijs noodzakelijk acht ter bescherming van de veiligheid, het welzijn en de privacy van medewerkers en gasten en van de orde, rust en normale bedrijfsvoering van het Hostel.
Artikel 7 – Beëindiging en verwijdering door het Hostel
7.1 Het Hostel is gerechtigd de Hostelovereenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te beëindigen en het verblijf van de Gast te beëindigen indien de Gast: (a) de huisregels overtreedt of redelijke aanwijzingen van medewerkers niet opvolgt; (b) zich agressief, bedreigend of anderszins onbehoorlijk gedraagt jegens medewerkers of gasten; (c) overlast, gevaar of schade veroorzaakt dan wel de orde, rust of normale bedrijfsvoering van het Hostel verstoort; (d) enig verschuldigd bedrag niet tijdig betaalt; (e) bij boeking of check-in valse of onvolledige informatie heeft verstrekt; (f) zich schuldig maakt aan onrechtmatig gedrag op het terrein; of (g) zich overigens zodanig gedraagt dat naar het redelijke oordeel van het Hostel voortzetting van het verblijf in redelijkheid niet van het Hostel kan worden gevergd.
7.2 Waar redelijkerwijs mogelijk geeft het Hostel de Gast eerst een waarschuwing; in ernstige gevallen is onmiddellijke beëindiging zonder waarschuwing toegestaan.
7.3 De beëindiging en de belangrijkste reden daarvan worden op verzoek van de Gast schriftelijk bevestigd (e-mail volstaat).
7.4 Bij beëindiging dient de Gast alle openstaande bedragen te voldoen, het bed te ontruimen en de locker leeg te maken, en het pand te verlaten op het door het Hostel aangegeven tijdstip. Reeds genoten nachten blijven verschuldigd. Vooruitbetaalde bedragen voor niet-genoten nachten worden terugbetaald, verminderd met door de Gast verschuldigde bedragen wegens schade of kosten.
7.5 Bij beëindiging op grond van dit artikel of van artikel 5 is het Hostel niet gehouden vervangende accommodatie aan te bieden, te regelen of te betalen, noch enige schadevergoeding te voldoen, onverminderd dwingendrechtelijke bepalingen.
7.6 Het Hostel mag een Gast wiens verblijf op grond van dit artikel is beëindigd de toegang tot het pand voor de toekomst ontzeggen en toekomstige boekingen weigeren.
Artikel 8 – Check-in, identificatie en registratie
8.1 Inchecken vanaf 16:00 uur tot 23:59 uur; uitchecken uiterlijk om 11:00 uur op de dag van vertrek.
8.2 Bij het inchecken dient iedere Gast een geldig identiteitsbewijs te tonen. Het Hostel houdt een nachtregister bij overeenkomstig de Nederlandse wet en heft waar van toepassing toeristenbelasting.
8.3 De minimumleeftijd voor verblijf in het Hostel is 18 jaar, tenzij de Gast wordt begeleid door een ouder of wettelijk voogd.
Artikel 9 – Eigendommen, lockers en achtergelaten zaken
9.1 De Gast bewaart zijn eigendommen in het Hostel op eigen risico. De Gast wordt geadviseerd de beschikbare lockers te gebruiken en waardevolle zaken te verzekeren.
9.2 Bij het uitchecken of bij beëindiging van de Hostelovereenkomst dient de Gast zijn locker leeg te maken en al zijn eigendommen te verwijderen op het door het Hostel aangegeven tijdstip.
9.3 Indien na vertrek of beëindiging eigendommen zijn achtergelaten, mag het Hostel de locker openen en leegmaken en het bed ontruimen in aanwezigheid van twee medewerkers, waarbij een korte inventarislijst wordt opgemaakt. Zaken worden maximaal één (1) maand bewaard, waarna het Hostel deze mag afvoeren of doneren. Bewaar- en verzendkosten kunnen aan de Gast in rekening worden gebracht.
Artikel 10 – Aansprakelijkheid van het Hostel
10.1 Het Hostel is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van de Gast, behoudens opzet of grove schuld aan de zijde van het Hostel.
10.2 Iedere aansprakelijkheid van het Hostel is beperkt tot het door de Gast voor het betreffende verblijf betaalde bedrag dan wel, indien hoger, het bedrag dat in het betreffende geval onder de aansprakelijkheidsverzekering van het Hostel wordt uitgekeerd.
10.3 Het Hostel is niet aansprakelijk voor tekortkomingen als gevolg van overmacht. Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die op grond van dwingend Nederlands recht niet kan worden beperkt.
Artikel 11 – Aansprakelijkheid van de Gast
11.1 De Gast is aansprakelijk voor alle schade aan het Hostel, de inventaris of derden, veroorzaakt door de Gast of door personen voor wie de Gast verantwoordelijk is.
11.2 Indien een boeking betrekking heeft op meerdere personen, zijn zij hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen uit de Hostelovereenkomst.
Artikel 12 – Privacy
12.1 Het Hostel verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en zijn privacyverklaring, beschikbaar bij de receptie en op de website.
Artikel 13 – Klachten
13.1 Klachten dienen eerst bij de receptie of de dienstdoende manager te worden gemeld, zodat deze ter plaatse kunnen worden opgelost. Niet opgeloste klachten kunnen binnen vier (4) weken na vertrek schriftelijk bij de directie worden ingediend. Het Hostel reageert binnen vier (4) weken na ontvangst.
Artikel 14 – Toepasselijk recht, taal en geschillen
14.1 Op alle Hostelovereenkomsten en deze Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
14.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
14.3 Deze Voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en het Engels. Bij verschillen prevaleert de Nederlandse tekst.
Artikel 15 – Slotbepalingen
15.1 Het Hostel kan deze Voorwaarden wijzigen. Op een boeking is de versie van toepassing die gold op het moment van boeken.
15.2 Indien enige bepaling van deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen volledig van kracht en wordt de betreffende bepaling vervangen door een geldige bepaling die de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.